Protection des données personnelles — l'exploitant
l'exploitant attache une importance particulière à la protection des données personnelles qu'elle traite, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.
Le responsable du traitement des données est l'exploitant.
Les traitements reposent selon les cas sur : l'exécution d'un contrat, le respect d'une obligation légale (comptabilité, déchets, santé au travail), ou l'intérêt légitime de l'exploitant (sécurité, traçabilité).
Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire, en tenant compte des obligations légales de conservation :
| Catégorie | Durée | Base |
|---|---|---|
| Factures, avoirs et pièces comptables | 10 ans | art. L123-22 code de commerce |
| Registre chronologique des déchets (ICPE) | au moins 3 ans (5 ans conseillé) | arrêté du 31/05/2021 ; art. R541-43 code env. |
| Bordereaux de suivi de déchets (BSD) | 5 ans | art. R541-43 code de l'environnement |
| Livre de police (métaux, VHU) | 5 ans | code pénal (objets mobiliers) ; réglementation VHU |
| Données RH et de paie | 5 ans (bulletins : jusqu'à 50 ans côté employeur) | art. L3243-4 code du travail |
| Données de santé au travail (visites, aptitude) | durée d'emploi + délais réglementaires (ex. amiante : 40 ans) | code du travail ; recommandations santé au travail |
| Données clients / prospects (CRM) | 3 ans après le dernier contact | recommandation CNIL |
| Relances de paiement (adresses e-mail et auteurs) | 5 ans après la relance, puis adresses et noms effacés (la trace reste) | prescription commerciale (art. L110-4 code de commerce) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) |
| Journal des e-mails (adresses destinataires, objets, ouvertures) | 5 ans après l'envoi, puis adresses, objets et ouvertures effacés (la trace reste) | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; la trace d'envoi est conservée à titre de preuve de transmission |
| Acceptation d'un devis d'urgence par lien (nom, adresse IP et navigateur du répondant) | 5 ans après la réponse, puis nom, adresse IP, navigateur et adresse d'envoi effacés (le devis et sa décision restent) | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; la décision et le devis sont conservés au titre de la pièce commerciale |
| Détenteur particulier d'une fiche d'intervention de fluides frigorigènes (nom, adresse, e-mail, téléphone) | 5 ans après la fiche, puis nom, adresse, e-mail et téléphone effacés (quantités, fluides, dates et numéros de contenants restent) | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; la traçabilité réglementaire du fluide est conservée ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| PDF de relance et de relevé archivés au coffre inaltérable (WORM) | 10 ans, assumés pour la preuve en justice (le coffre verrouillé ne se supprime pas avant l'échéance) | constatation, exercice ou défense de droits en justice (exception à l'effacement) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Journal d'attribution véhicule ↔ conducteur (qui conduit quel camion, depuis quand) | 5 ans après la fin de l'attribution, puis suppression automatique | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; suivi de l'attelage attitré, sans obligation légale de conservation |
| Contact sur place d'une mission et contacts rattachables (nom, téléphone, e-mail d'une personne tierce) | tant que le client est actif ; effacés avec la fiche du client (anonymisation art. 17, action manuelle de l'administrateur) ; un contact rattaché se supprime sur sa fiche | minimisation (art. 5.1.c) et limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Comptes portail (client/transporteur/agent) | purge conseillée après inactivité prolongée | minimisation (art. 5.1.c) |
| Journal d'audit / traçabilité | conservation à des fins de preuve et de sécurité | intérêt légitime ; recommandation CNIL (logs) |
| Notifications applicatives (in-app) | 12 mois après lecture | donnée éphémère non réglementée |
| Contrôle avant démarrage d'une machine (nom de l'agent, réponses par point, photos) | 5 ans par défaut (paramétrable), puis suppression automatique | preuve de la vérification de sécurité avant utilisation d'un équipement de travail (code du travail, art. R4322-1 s.) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Positions du chauffeur pendant son service (suivi des tournées) | 2 mois après le relevé, puis suppression automatique | suivi limité au temps de travail et à la finalité de suivi des tournées (limitation de la conservation, art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
Les données sensibles (numéros de pièce d'identité, données de santé) font l'objet d'un chiffrement au repos (AES-256-GCM). Les accès sont contrôlés par rôle et les registres réglementaires sont scellés (inaltérabilité par empreinte).
Les données ne sont communiquées qu'aux personnes habilitées de l'exploitant et, le cas échéant, aux administrations et organismes destinataires prévus par la réglementation (traçabilité des déchets, obligations fiscales et sociales). Elles ne sont jamais cédées à des fins commerciales.
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, dans les limites des obligations légales de conservation. Pour les exercer, contactez l'exploitant. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Document généré par Okapia OS. Cette politique peut être mise à jour ; la version en vigueur est celle publiée ici.